3 días
Expira 20/06/2025
Secretaria (o) Subdirección de Gestión Asistencial
Secretaria (o) Subdirección de Gestión Asistencial
Objetivo del cargo
Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de las Subdirecciones y Dirección de servicio
Funciones del Cargo
Funciones Generales • Planificar agendas de subdirectores (as) y/o director(a) en caso de ser requerido, y coordinar actividades varias, realizando modificaciones según disponibilidades y compromisos.
• Administrar correspondencia y documentación de la subdirección o dirección (de ser necesario), verificando y revisando recepción y derivación según corresponda.
• Administrar documentación institucional según procedimientos, formatos y condiciones de confidencialidad correspondientes.
• Administrar recursos asociados a tareas y funciones institucionales y optimizar estos.
• Realizar actividades administrativas propias de la unidad.
• Realizar ingreso a Plataformas (DocDigital, Gestor Documental, Ventanilla Única y Siaper).
• Atención de público, usuarios internos y externos, en la entrega de información y orientación relativa a procedimiento de la subdirección de Gestión Asistencial.
Funciones Específicas • Coordinar agendas, fechas y disponibilidades.
• Organizar actividades y reuniones según requerimientos y disponibilidad de horarios de jefaturas.
• Verificar, corroborar, revisar y registrar la correspondencia y documentación entrante y saliente del área (documentos digitales, memos, oficios, ordinarios, entre otros).
• Entregar correspondencia digital y en papel según se requiera.
• Elaborar y completar documentación interna y/o externa (física y electrónica), redactando y tipeando documentos como cartas, oficios, informes entre otros. Imprimiendo, fotocopiando y escaneando documentos según requerimientos de jefaturas.
• Tramitar documentación del área según solicitud jefaturas y procedimientos institucionales.
• Resguardar la documentación relevante del área, archivando, manteniendo el orden y disponibilidad para los requerimientos internos y externos de las subdirecciones/dirección (en caso que sea requerido).
• Manejar recursos designados (caja chica) realizando rendición según reglamento institucional.
• Gestionar solicitudes con jefaturas de otros usuarios internos y externos.
• Atención de llamas telefónicas y a público en general.
• Brindar colaboración en acciones solicitadas por jefatura para dar respuesta a necesidades de las Subdirecciones o Dirección (en caso que se requiera).Responsabilidades • Mantener actualizada la gestión administrativa interna de la Subdirección.
• Manejo confidencial de la información proporcionada por profesionales e instituciones.
• Actuar con probidad.