SECRETARIA/O ADMINISTRATIVA/O

CARGO: Secretaria/o Administrativa

UBICACIÓN:VITACURA REGION METROPOLITANA

CONTEXTO DEL CARGO

Empresa americana líder en control de plagas en Chile y el Mundo. Fundada en Estados Unidos en 1938, se encuentra en más de 61 países. Llegó a Chile en 1990 y actualmente cuenta con más de 20 oficinas a nivel nacional.

Estamos en búsqueda de un nuevo Secretaria/o Administrativa/o de Programación con ganas de crecer y aprender un nuevo oficio en un ambiente competitivo que trabaja con pequeños, medianos y grandes negocios. Todo esto con el respaldo de una gran empresa con grato ambiente laboral que se caracteriza por estabilidad y soporte por parte de un potente equipo.

OBJETIVO DEL CARGO

El cargo de secretaria/o administrativa/o de Programación consta en coordinar servicios y en velar por el óptimo funcionamiento del área de programación de los servicios de la empresa, como de los lineamientos definidos por la gerencia, para asegurar que se cumplan los requerimientos solicitados y vendidos por la compañía, junto con controlar y mantener al día los servicios ejecutados como compañía.

El trabajador debe cumplir con todos los procedimientos internos establecidos. Gestionar en tiempo y forma las herramientas que les son dadas por la empresa para un mejor desarrollo de su función.

En general, será responsable de todas las actividades administrativas del área de programación de la empresa, a saber y sin ser excluyente, efectuar confirmación de otras sucursales regionales o clientes nacionales, actualización de documentos en plataformas digitales, envío de información a gerencias, entre otros.

FUNCIONES PRINCIPALES

1. Programar servicios
2. a. Coordinar con clientes fechas a recibir los servicios.
3. b. Confirmar con los clientes los servicios a recibir.
4. c. Gestionar programas de trabajo con supervisor directo a cargo.
5. d. Coordinar con los diferentes departamentos de la empresa la correcta ejecución de los planes de trabajo.
6. e. Recepción de documentos de los servicios para recopilación y aseguramiento del correcto funcionamiento de los mismos.
7. Actualización de documentos
8. a. Manejar y actualizar documentos de servicios a través de plataforma física y/o digital.
9. b. Escanear documentación en caso de no estar digitalizada para envío a clientes.
10. c. Subir estos documentos e informes a la plataforma establecida.
11. d. Respetar protocolo interno de información formal.
12. e. De ser solicitado por jefatura directa o central se darán otras tareas asociadas a esta función.
13. Apoyo a administrativos generales
14. a. De ser solicitado por jefatura debe aportar con recursos necesarios a miembros de la empresa para que cumplan sus obligaciones.
15. b. Coordinar con el departamento de administración de gerencia, otras tareas que le podrían ser solicitadas adicionalmente y respuestas a gerencia nacional.

COMPETENCIAS DEL CARGO

COMPETENCIAS PERSONALES

Rigurosidad: cumplir con todos los protocolos de servicio y medidas de seguridad.

Receptividad: tener buena llegada con los clientes y equipo de trabajo.

Responsabilidad: cumplir con todas las tareas que se asignan.

Profesionalismo: debe representar y transmitir los valores de la empresa a compañeros de trabajo y Cliente vigentes y actuales.

COMPETENCIAS INTERPERSONALES

Comunicación efectiva avanzada: con el fin de mantener comunicación constante con superiores y colaboradores.

Resolución de conflictos: para mantener un grato ambiente laboral.

COMPETENCIAS TÉCNICAS

Manejo básico de plataforma web interna, plataforma interna, manejo básico de excel, uso de impresoras y escáneres, manejo básico computacional y otros.

FORMACIÓN

Enseñanza básica y secundaria completa.

Curso de Excel básico.

Formación profesional de acuerdo al cargo.