PROCESOS CLAVES

¿Qué hace?

CRITERIOS ASOCIADOS

¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace?

1. Gestiona Plan Anual de Compras.

Elabora Plan Anual de Compras, de las dependencias de la región, trabajando conjunto con el Encargado (a) de Finanzas para establecer  adquisiciones anuales y plazos, a fin de efectuar el proceso de compra oportunamente y cubrir las necesidades de éstas.

Elabora solicitud de compra, definiendo modalidad de compra pública (Convenio Marco, Licitaciones Públicas o Privadas y Tratos Directos) indicada según características de la solicitud presentada y normativa vigente.

Elabora orden de compra, de acuerdo procedimientos asociados a la modalidad previamente establecida y normativa vigente, remitiéndola al solicitante y proveedor para que se ejecute la respectiva compra.

Realiza seguimiento a orden de compra, garantizando recepción conforme por parte del solicitante.

Envía registro a Tesorería, informando recepción conforme a través de hoja de envío por Cero Papel a las  áreas involucradas.

Revisa avances de las proyecciones incorporadas en el plan anual de compras, registrando en sistemas e informando a las distintas áreas sobre el cumplimiento y/o solicitando justificaciones cuando está bajo lo esperado, velando por el cumplimiento de las metas.

2. Gestiona contratos de proveedores.

Realiza seguimiento a contratos de proveedores, verificando el cumplimiento de requisitos establecidos, plazos de inicio y término, modificaciones y garantías, asegurando la continuidad operativa del Servicio a nivel regional.

Administra custodia de documentos resguardados, registrando plazos de cumplimiento de garantías y comunicándolas a Oficinas Sectoriales cuando corresponde.

Administra garantías de proveedores, estableciendo un listado de aquellas que quedarán en poder del Servicio, a fin de realizar la devolución cuando el proveedor cese sus funciones.

Gestiona procesos de cobro de multas, elaborando resolución de acuerdo a cálculos de valor de multas, la cual aprobada por Departamento Jurídico se adjunta al expediente de pago y remite a Departamento de Administración y Finanzas.

Revisa sistema Sancionatorio, registrando información de multas cursada, comunicando a Departamento Jurídico el pago cursado.

Brinda respuesta a consultas y reclamos de proveedores, remitiéndolas a su respectiva jefatura para revisión, la que finalmente será enviada a Nivel Central con todo el respaldo correspondiente.

3. Realiza evaluaciones a proveedores.

Identifica proveedores críticos, definiendo aquellos Servicios y/o productos que se relacionan directamente con la funcionalidad de las actividades regionales del Servicio.

Evalúa continuidad de contratos, recopilando información acerca de la satisfacción del usuario en cuanto al Servicio y/o producto ofrecido por el proveedor, comunicando la calificación de acuerdo a indicadores previamente establecidos.

4. Confecciona informes para Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG).

Registra información, manteniendo control internos de todos los procesos efectuados, resguardando aquella documentación critica para el proceso de auditoría.

Confecciona informes para auditoría interna, consolidando información sobre procesos de licitaciones, tratos directos, compras, entre otras, enviando informe a Jefatura para su revisión y aprobación.

5. Administra sistemas de ERP.

Revisa información en sistemas de ERP, verificando mensualmente gastos presupuestarios de acuerdo a documentos contables de respaldo.

Elabora informes, comunicando a actores relevantes del proceso gastos, pagos y cobros realizados a nivel regional.

6. Administra la flota vehicular regional.

Registra información vigente de flota vehicular regional, con la finalidad de mantener la información actualizada de los vehículos disponibles de las unidades regionales.

Elabora informe mensual de uso de vehículos, con la finalidad de verificar la tasa de desempeño relacionado con las proyecciones de las jefaturas y con los requerimientos de cupos a Nivel Central.

7. Gestiona mejoras para el área.

Gestiona mejoras para el área, identificando las necesidades técnicas del área y proponiendo proyectos a su Jefatura directa para el logro de mejoras en los sistemas y procesos.

8. Entrega asesoría técnica asociada al área de especialidad.

Entrega asesoría de temas asociados al área, analizando los antecedentes específicos y orientando a las Divisiones/ Departamentos/ Áreas, acerca de los diferentes escenarios asociados a la inquietud presentada. 

Entrega apoyo técnico al equipo de trabajo respecto de temas de su área, y ante casos de mayor complejidad.

Entrega asesoría técnica a actores externos, respecto a temas de su ámbito de su competencia.