Position Summary/Resumen Del Puesto

In the position of Administrative Assistant you will work closely with the leadership and team by providing administrative assistance to the division. Responsible for a wide variety of office duties while representing and maintaining the team both internally and externally, interfacing with staff at all levels with the highest level of professionalism and in a manner that reflects positively on the organization. Attend to sensitive matters with a high level of confidentiality and discretion while fostering positive relations with customers and co-workers.

En el puesto de Asistente Administrativo, trabajarás en estrecha colaboración con la dirección y el equipo, brindando asistencia administrativa a la división. Serás responsable de diversas tareas de oficina, representando y apoyando al equipo tanto interna como externamente, interactuando con el personal de todos los niveles con el máximo profesionalismo y de una manera que refleje positivamente la imagen de la organización. Atenderás asuntos delicados con un alto nivel de confidencialidad y discreción, fomentando relaciones positivas con clientes y compañeros de trabajo.

Essential Job Functions/Funciones Esenciales Del Rol

• Screen incoming telephone calls; take and deliver accurate messages. Respond to requests by gathering and providing information and/or referring to the appropriate staff.
• Filtrar las llamadas telefónicas entrantes; recibir y entregar mensajes precisos. Responder a las solicitudes recopilando y proporcionando información o remitiéndolas al personal correspondiente.
• Assist with general administrative activities such as arranging travel, accommodations, logistics and catering for internal meetings on a cost-efficient basis.
• Ayudar con actividades administrativas generales, como organizar viajes, alojamiento, logística y catering para reuniones internas de forma rentable.
• Prepare expense reports in business travel and expense management software system. Prepare and process invoices and check requests.
• Prepare informes de gastos en el sistema de gestión de viajes y gastos de empresa. Prepare y procese facturas y solicitudes de cheques.
• Maintain calendar daily for optimum organization and time management.
• Mantener el calendario diario para una óptima organización y gestión del tiempo.
• Schedule a high volume of meetings with other senior-level executives and vendors in a global setting across multiple time zones.
• Programe un gran volumen de reuniones con otros ejecutivos de alto nivel y proveedores en un entorno global y en múltiples zonas horarias.
• Coordinate management committee meetings and related administrative needs such as, meeting scheduling, logistical planning, preparing and circulating documents, capturing and chasing action items.
• Coordinar las reuniones del comité de gestión y las necesidades administrativas relacionadas, tales como programación de reuniones, planificación logística, preparación y circulación de documentos, captura y seguimiento de elementos de acción.
• Order and maintain office supply orders. Manage all mail and package shipping duties – incoming and outgoing (internal & external).
• Gestionar y gestionar los pedidos de suministros de oficina. Gestionar el envío de correo y paquetes, tanto internos como externos.
  
  

Position Requirements/Requisitos Del Puesto

• Prefer a Bachelor's Degree in the field of -- Business Administration, Communication, or other related field of study.
• Se prefiere una licenciatura en el campo de: Administración de Empresas, Comunicación u otro campo de estudio relacionado.
• Additional Experience Desired: Between 3-5 years of experience in administrative work.
• Experiencia adicional deseada: Entre 3-5 años de experiencia en trabajo administrativo.
• Computer Skills Desired: Microsoft office, Excel, Concur, and SAP.
• Habilidades informáticas deseadas: Microsoft Office, Excel, Concur y SAP.