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Expira 28/07/2025
Código 106: Analista Gestión Administrativa – Unidad Gestión Documental – Departamento Abastecimiento – Subdirección Gestión Administrativa
Código 106: Analista Gestión Administrativa – Unidad Gestión Documental – Departamento Abastecimiento – Subdirección Gestión Administrativa
Objetivo del cargo
Ejecutar los procesos y operaciones administrativas asociadas al Departamento donde se desempeña, velando por la correcta gestión y atendiendo a las normativas y procedimientos definidos.
Funciones del Cargo
1. Atender y gestionar solicitudes del público (proveedores). • Analiza requerimiento y/o problemática recibida, identificando sus características y solicitando nuevos antecedentes en caso de ser requerido. • Gestiona respuesta clara y oportuna, brindando información respecto a las acciones que se pueden realizar para abordar el requerimiento y/o problemática, coordinándose con otros actores en caso de requerirse. • Solicita y verifica las órdenes de compra generadas por la Unidad de Compras, asegurando el correcto abastecimiento de las bodegas institucionales en los plazos establecidos. • Generar alertas frente a incidencias a unidad de compra, bodega, cliente interno y proveedores respecto a situaciones de retraso, quiebre u otros que pueda afectar la cadena de abastecimiento. • Deriva casos de mayor complejidad al Encargado/a de Unidad, proporcionando la información levantada para la gestión del caso. • Mantiene actualizados los registros de contactos, entregas pendientes y cumplimiento de proveedores. • Coordina con el Supervisor de Bodega la gestión de insumos con fecha de vencimiento próxima, solicitando cartas de canje a proveedores cuando sea pertinente.
2. Gestionar despachos de la Unidad de Bodega • Monitorear el proceso de despacho de órdenes de compra, solicitando antecedentes sobre documentos emitidos por compras públicas del Depto. Abastecimiento del Hospital. • Apoyar la coordinación de gestiones de despacho con los supervisores de bodega. • Realiza seguimiento de los despachos con los proveedores, velando que se cumplan los plazos de entrega comprometidos. • Alerta a su jefatura acerca de despachos de insumos que presenten pronto vencimiento, coordinando en conjunto con el Supervisor de Bodega el despacho oportuno de productos
3. Realizar el control de cumplimiento de contrato • Realiza cobro de multas a proveedores por incumplimiento de lo establecido en las órdenes de compra. • Verifica el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en las órdenes de compra y contratos con proveedores. • Gestiona y genera el cobro de multas a los proveedores por incumplimientos contractuales, tales como retrasos en despachos o no conformidad de productos, de acuerdo con la normativa vigente. • Preparar informes de cumplimiento de despachos para la jefatura, incluyendo la justificación y respaldo para el cobro de multas. 4. Colaborar con la gestión y mejora continua del área. • Entrega apoyo técnico al equipo de trabajo respecto de temas de su área y ante casos de mayor complejidad. • Idea mejoras para el área, proponiendo iniciativas a su jefatura para responder satisfactoriamente a las exigencias y desafíos laborales del ámbito. • Actualiza sus conocimientos de forma constante en función de realizar mejoras tanto en su gestión como en la del equipo de trabajo que integra. • Desempeñarse en otras labores inherentes al área, según asignación de la jefatura directa.