Objetivo del Cargo
Apoyar administrativa y operativamente la gestión de las cuentas retail y B2B, asegurando el correcto procesamiento de órdenes de compra, documentación comercial, coordinación con áreas internas y actualización de información clave para las áreas comercial y de operaciones, contribuyendo a la continuidad y cumplimiento de los compromisos comerciales de la empresa, conforme a la normativa vigente en Chile.
Funciones y Responsabilidades Principales
1. Procesamiento de Órdenes de Compra (B2B y Retail)
• Procesar órdenes de compra provenientes de los distintos clientes B2B y cuentas retail.
• Revisar que las OC contengan información clara, completa y correcta (precios, cantidades, códigos, tiendas, fechas).
• Validar condiciones comerciales con el área comercial cuando existan inconsistencias o información incompleta.
• Registrar y mantener trazabilidad de las órdenes procesadas.
2. Gestión de Notas de Venta y Documentación Comercial
• Generar notas de venta de acuerdo con las órdenes de compra aprobadas.
• Emitir guías de despacho pre distribuidas por tienda, según requerimientos de cada cliente retail.
• Verificar concordancia entre OC, notas de venta y guías de despacho.
• Apoyar el archivo físico y digital de la documentación comercial.
3. Gestión de Testers
• Gestionar la solicitud de testers solicitados por clientes retail o área comercial.
• Coordinar con logística/bodega la preparación y despacho de testers.
• Llevar control y registro de testers enviados por cliente y tienda.
4. Actualización y Mantención de Información
• Actualizar los archivos y planillas que generan información para comercial y operaciones.
• Mantener registros actualizados de pedidos, despachos, facturación y cumplimiento.
• Asegurar consistencia y confiabilidad de la información usada en reportes internos.
5. Soporte y Back Up del Analista de Cuentas Retail
• Brindar soporte administrativo y operativo al Analista de Cuentas Retail.
• Actuar como back up del analista en tareas operativas cuando sea requerido.
• Apoyar la continuidad de procesos ante ausencias o alta carga.
6. Gestión de Citas y Coordinaciones
• Generar y coordinar el alistamiento de citas requeridas por clientes retail (entregas, recepciones, agendas logísticas).
• Coordinar información necesaria con logística, transporte y clientes.
• Mantener registro actualizado de citas y estados.
7. Coordinación y Búsqueda de Información
• Gestionar la búsqueda de información con el área comercial cuando existan datos poco claros o incompletos.
• Asegurar que la información enviada a operaciones y clientes sea validada y oportuna.
• Actuar como nexo administrativo entre comercial, logística y operaciones.
8. Control, Reportes y Cumplimiento
• Apoyar la elaboración de reportes administrativos de ventas, pedidos y cumplimiento.
• Colaborar en auditorías internas o externas relacionadas con cuentas retail.
• Resguardar la confidencialidad de la información comercial y administrativa.
Requisitos Legales y Normativos (Chile)
1. Cumplimiento del Código del Trabajo.
2. Cumplimiento de la Ley sobre IVA y normativa del SII en documentación comercial.
3. Cumplimiento de la Ley N°19.628 sobre protección de datos personales y comerciales.
4. Cumplimiento del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Requisitos del Cargo
• Enseñanza media completa (deseable técnico en administración/contabilidad).
• Experiencia en labores administrativas con clientes retail o B2B.
• Conocimiento de documentación comercial (OC, notas de venta, guías).
• Manejo de Excel y herramientas administrativas.
• Capacidad de organización y seguimiento.
Competencias Clave
• Orden y precisión administrativa.
• Capacidad de análisis de información.
• Comunicación efectiva con áreas internas.
• Trabajo bajo plazos y prioridades.
• Orientación al servicio interno y externo.

Requerimientos

• Educación mínima: Educación media C.H. / Técnica
• 2 años de experiencia
• Conocimientos: Comunicación, Microsoft excel, Organización, Coordinación, Gestión de cuentas