Finalidad

Responsable de proporcionar apoyo en recepción y con funciones administrativas para los equipos de Operaciones y Finanzas.

Funciones

• Atender a un grupo diverso de llamados y visitantes, así como contactos internos a todos los niveles de la organización.
• Actuar como enlace con otros departamentos y agencias externas.
• Coordinar reuniones y conferencias.
• Gestionar correspondencia rutinaria y recopilar información confidencial, como documentos oficiales.
• Realizar tareas como mantener registros financieros, generar órdenes de compra, cobros y facturación.
• Brindar apoyo en la gestión de documentación legal y financiera.
• Apoyar en la compilación y preparación de documentos para licitaciones públicas y privadas.
• Coordinar gastos de oficina, suministros, alquiler, mantenimiento y servicios públicos.
• Actuar como enlace entre el Gerente General y las partes interesadas internas/externas.
• Redactar, revisar y traducir comunicaciones (inglés/español según sea necesario).
• Servir como primer punto de contacto para consultas y visitantes de la oficina.
• Mantener listas de contactos y directorios corporativos actualizados.
• Apoyar en asuntos confidenciales, asegurando discreción y profesionalismo.

Condiciones de Trabajo y Demandas Físicas

La posición se desarrolla en un entorno de oficina estándar, con requisitos diarios de estar de pie, sentado y caminando. El trabajo implicará viajes internacionales mínimos.

Calificaciones

• Un mínimo de 5 años de experiencia administrativa, como asistente administrativo o posición similar; se requiere experiencia en facturación y cobros.
• Conocimientos en finanzas y contabilidad.
• Excelentes habilidades de comunicación oral/escrita, presentación y escucha.
• Habilidades de organización y planificación detalladas.
• Conocimiento en plataformas como Dynamics o SAP.
• Dominio de Word, Excel y Outlook.
• Excelentes habilidades interpersonales.
• Bilingüe; inglés y español.

Política de Igualdad de Oportunidades

Es política y práctica de esta empresa prohibir cualquier forma de discriminación o acoso basado en raza, color, religión, sexo, identidad de género, orientación sexual, estado de persona transgénero, origen nacional, edad, discapacidad, estado militar o de veterano, o estado en cualquier grupo protegido por ley federal, estatal o local.