Position Summary/Resumen Del Puesto In the position of Administrative Assistant you will work closely with the leadership and team by providing administrative assistance to the division. Responsible for a wide variety of office duties while representing and maintaining the team both internally and externally, interfacing with staff at all levels with the highest level of professionalism and in a manner that reflects positively on the organization. Attend to sensitive matters with a high level of confidentiality and discretion while fostering positive relations with customers and co-workers. En el puesto de Asistente Administrativo, trabajarás en estrecha colaboración con la dirección y el equipo, brindando asistencia administrativa a la división. Serás responsable de diversas tareas de oficina, representando y apoyando al equipo tanto interna como externamente, interactuando con el personal de todos los niveles con el máximo profesionalismo y de una manera que refleje positivamente la imagen de la organización. Atenderás asuntos delicados con un alto nivel de confidencialidad y discreción, fomentando relaciones positivas con clientes y compañeros de trabajo. Essential Job Functions/Funciones Esenciales Del Rol Screen incoming telephone calls; take and deliver accurate messages. Respond to requests by gathering and providing information and/or referring to the appropriate staff.Filtrar las llamadas telefónicas entrantes; recibir y entregar mensajes precisos. Responder a las solicitudes recopilando y proporcionando información o remitiéndolas al personal correspondiente.Assist with general administrative activities such as arranging travel, accommodations, logistics and catering for internal meetings on a cost-efficient basis.Ayudar con actividades administrativas generales, como organizar viajes, alojamiento, logística y catering para reuniones internas de forma rentable.Prepare expense reports in business travel and expense management software system. Prepare and process invoices and check requests.Prepare informes de gastos en el sistema de gestión de viajes y gastos de empresa. Prepare y procese facturas y solicitudes de cheques.Maintain calendar daily for optimum organization and time management.Mantener el calendario diario para una óptima organización y gestión del tiempo.Schedule a high volume of meetings with other senior-level executives and vendors in a global setting across multiple time zones.Programe un gran volumen de reuniones con otros ejecutivos de alto nivel y proveedores en un entorno global y en múltiples zonas horarias.Coordinate management committee meetings and related administrative needs such as, meeting scheduling, logistical planning, preparing and circulating documents, capturing and chasing action items.Coordinar las reuniones del comité de gestión y las necesidades administrativas relacionadas, tales como programación de reuniones, planificación logística, preparación y circulación de documentos, captura y seguimiento de elementos de acción.Order and maintain office supply orders. Manage all mail and package shipping duties – incoming and outgoing (internal & external).Gestionar y gestionar los pedidos de suministros de oficina. Gestionar el envío de correo y paquetes, tanto internos como externos. Position Requirements/Requisitos Del Puesto Prefer a Bachelor's Degree in the field of -- Business Administration, Communication, or other related field of study.Se prefiere una licenciatura en el campo de: Administración de Empresas, Comunicación u otro campo de estudio relacionado.Additional Experience Desired: Between 3-5 years of experience in administrative work.Experiencia adicional deseada: Entre 3-5 años de experiencia en trabajo administrativo.Computer Skills Desired: Microsoft office, Excel, Concur, and SAP.Habilidades informáticas deseadas: Microsoft Office, Excel, Concur y SAP.